时事分析 | 创新及科技发展 | 2017-05-01 | 《星岛日报》

潮流兴开放 办公室都要开放?



正在没有固定属于自己的办公桌上阅读本文的你,无论是网上版抑或报章版,同事、上司是否在你的四周熙来攘往,甚至随时可以与你一起享受阅读本文的乐趣?倘若以上皆是,意味你正在开放式办公室(open office)工作。

开放式办公室=「笋工」?

开放式办公室概念早见于1950年代德国的汉堡,原意是促进员工沟通及思想交流。[1]多得Facebook、Google及Apple等应用开放式办公室的科技巨擘,近年成为最灸手可热的「笋工」代名词,其省却了墙壁、隔板的开放式办公空间,成为不少打工仔梦寐以求的工作环境,幻想可以与不同部门的员工在同一空间工作,增加交流机会。

主张采用开放式办公室的雇主亦对其好处如数家珍:节省建筑成本和空间、促进雇员之间的协作和信任、打破雇员与上司之间的职级障碍、减少无谓的电邮来往和会议以至提升工作效率、加快决策速度等。

美国纽约市政府于2001年亦将原本由墙壁分隔的传统办公室,改装成一个大会议室,由隔板分隔出约50张办公桌,纽约市长就坐在中心。促使当地政府作出这种改动的概念,源自华尔街股票交易所的「牛棚」(bullpen)设计,目的是幕僚转个头就可以与同事面对面沟通,一切在阳光之下进行,改善官僚风气。[2]虽然以隔板取代墙壁,称不上完全开放,但多少已反映了开放式办公室的用意。

近年引入香港的共同工作空间(co-working space)走得更前,标榜透过专长及背景迥异的创业家在开放式办公空间共聚一堂,促进跨界别交流,擦出创新火花。有大型企业甚至流行起hot-desking模式,员工本身没有固定工作空间或个人电脑,而是按需要使用办公室内提供的「公家」办公桌及电脑设备,进一步节省设备开支及空间成本。

的确,开放式办公室改变了传统乏味、「一格格」的设计模式,不少人将之与「悠闲」、「创新」划上等号。然而,前文提及开放式设计的「初衷」是否经得起实质操作的验证? 「没有墙的世界」是否员工所渴求?在封闭式与开放式设计之外,会否有第三选择?

在商厦租金昂贵的香港,开放式办公室可谓省钱之选,不少雇主亦乐于采用。然而,所谓「开放式」并不止于在一间大房内摆放一张大台,将员工如俄罗斯方块般密铺平面,并将他们置身于金鱼缸般的玻璃房。错误的开放式设计甚至会本末倒置,得不偿失,其引申的噪音、私隐问题正是开放式设计最常面对、亦最影响员工的弊端。

英国广播公司(BBC)早前在Facebook邀请在开放式办公室工作的雇员分享痛苦经验,惹来一堆「苦水」。有留言者不满只有管理级以下的员工「享有」开放式办公室,认为高层根本无法理解他们的「疾苦」;有留言者投诉开放式办公室朝九晚五都充斥着使他分心的对话,中午更要忍受在办公室弥漫着的「饭香」,只有晚上六时后才能专注工作[3],可谓「其实自己一个更开心」。

员工难集中,效率不升反跌

个别雇员的主观感受或许不够「科学」,然而早于2011年,心理学家Matthew Davis分析逾百份有关工作环境的研究后得出结论,指出开放式工作空间不但无助、更会削弱雇员工作时的集中力、生产力、创造力及满意度。对比传统封闭式、即有间隔的办公室,「开放式」员工被迫面对更多不必要的交流、更大压力甚至影响其干劲。[4]回想一下,你最近与同事的对话内容,是否真的与工作有关?

办公室既不是请客食饭的地方,理应让员工尽快进入工作状态。不过,有研究指出,在开放式设计工作的员工,因难以集中精神,其工作效率不升反跌15%。[5]另外,近五成在全开放式办公室工作,及近六成在只有矮墙间隔的办公室工作的员工都不满没有听觉上的私隐(sound privacy),但仅16%在传统封闭式办公室工作的员工抱同样观感。 [6]

的确,开放式办公室往往是管理层以下员工的「专利」,本身亦非他们要求,因为传统上员工在机构中的职位愈高,其拥有私人办公室的机会愈大,因此拥有私人办公室的员工对其工作环境通常较为满意,也是意料中事。

「开放」未成主流

或许不少打工仔仍对开放式办公室趋之若鹜,美国商用家具制造商Steelcase去年的研究结果却发现,全球17个主要经济体中,仍然有六成员工拥有个人私人办公室(即一个人拥有一个房间)或在共用私人办公室(即几个人共用一个房间)里工作;完全开放式的办公室及类似hot-desking的「游牧型」(nomadic)设计则占整体四成。开放式设计的比例不低,但显然未是主流。[7]不过,随着八十后开始晋身管理层甚至出任掌舵人,开放式办公室仍有机会更趋普遍。 [8]

同时,研究指出员工投入程度(employee engagement)与对其工作环境的满意度成正比[9],对比企业硬性提供开放式工作环境,倘若员工能够按其需要,自由、自主地决定其工作环境及工作方式,他们对公司的投入程度会较前者高。[10]

上述的研究结论是否反映开放式办公室即将「玩完」?这个问题没有一刀切的答案。环顾不同行业,不同工种的员工都可能需要独立工作、与同僚协作或者需要空间沉思创作,单一的封闭式或开放式办公室设计均难以配合员工不同时候的不同需要。[11]

举例指,传媒机构需要开放的工作环境以便同事之间沟通,某些广告创作人需要的可能是一间间独立房间,让创作团队在房间内专注「度桥」。即使是同一公司,人力资源及法律部门等经常接触机密资料的员工,自然会较销售部需要更多私隐空间。

封闭与开放以外的第三条路:平衡工作空间

由封闭式走到开放式,近年有人开始着手了解怎样的办公室设计,才可让员工在舒适、自在的环境中发挥实力,甚至善用工作空间刺激创新思维,并开始出现第三条道路──平衡工作空间(balanced workspace)。

在理想世界,办公室当然最好能够同时容纳私人空间、共享空间、静音空间及会议空间,连室内照明、温度、空气及湿度亦有讲究。[12]有室内设计网站创办人提出设计平衡工作空间的五个重点,包括创造宁静空间、容许员工在办公室戴耳机、让自然光透进办公室、让员工可以离开椅子工作及无界限的办公室空间。[13]

平衡工作空间案例

正如前文提出,不同行业、不同部门以至不同员工都有其独特需要及偏好,企业不应纯因潮流而盲目跟风,打造一式一样的「Facebook办公室」,以下的平衡工作空间案例或许可以参考。

一,苏黎世保险集团在开放式办公室以外,同时保留传统的私人办公室,分配予指定员工及其他雇员;办公室另设团队工作区、仿如置身客厅的休息室,以及作开会用途的房间。[14]

二,著名建筑工程顾问公司AECOM开发了「编码洞穴」(coding caves),简而言之是一个静音空间,「洞穴」内的员工不得制造任何噪音。在主要楼层,员工亦需按守则,控制其说话音量及与同僚交流的时间。虽然员工面对一系列的守则就如军训般的生活,但有意见认为员工长期遵守规矩,有助他们在开放式办公室内维持高质素的社交活动。[15]

三,总部设于纽约市、鼓励年轻人投身社区活动的非牟利机构DoSomething.org,其办公室为了给年轻的员工片刻宁静,推出「沉思星期四」(Thoughtful Thursdays)时段,逢周四下午一时半后,办公室当日余下时间会进入静音模式,员工不得交谈、打电话,帮助员工趁这段时间专心完成工作。[16]

在办公室设计以外,有学者更利用物联网技术,透过侦测办公室内的二氧化碳浓度、温度等,辨识人流分布及个别房间是否正被占用,员工可按需要到人流聚集的地方「吹吹水」或在僻静的角落让自己静思一会。 [17]

办公室应该有墙抑或无墙还可能涉及不同员工的取向。例如部分员工在成长过程中已习惯与多人相处,并同时处理多项工作,对他们而言,同事间的对话、笑声,不一定令他们分心,影响其工作表现。因此,雇主决定大兴土木改装工作空间前,不妨「停一停、谂一谂」,了解这样的工作空间是否员工所需所求,以免为了紧贴一时的潮流,赔了企业的营运素质。

1 Maria Konnikova, “The open-office trap,” The New Yorker, January 7, 2014, http://www.newyorker.com/business/currency/the-open-office-trap.
2 Michael Barbaro, “The Bullpen Bloomberg Built: Candidates Debate its Future,” The New York Times, March 22, 2013, http://www.nytimes.com/2013/03/23/nyregion/bloombergs-bullpen-candidates-debate-its-future.html.
3 “BBC Capital”, Facebook, https://www.facebook.com/BBCCapital/photos/a.178704602308321.1073741826.147105585468223/703654893146620/?type=3&theatre, last accessed January 25, 2017.
4 同1。
5 Bryan Borzykowski, “Why open offices are bad for us,” BBC Capital, January 11, 2017, http://www.bbc.com/capital/story/20170105-open-offices-are-damaging-our-memories.
6 同5。
7 “Engagement and the Global Workplace,” Steelcase, last accessed January 2017, p.36.
8 Elizabeth Dukes, “3 Workplace Trends Millennials are Eliminating in 2017,” Inc., November 7, 2016, http://www.inc.com/elizabeth-dukes/3-workplace-trends-millennials-are-eliminating-in-2017.html.
9 同7,第15頁。
10 同7,第8頁。
11 David Craig, “It Doesn't Matter Whether or not You Like Your Open Office,” CO.EXIST, January 23, 2014, https://www.fastcoexist.com/3025052/it-doesnt-matter-whether-or-not-you-like-your-open-office.
12 “These are the worst things about working in an open office,” BBC Capital, January 19, 2017, http://www.bbc.com/capital/story/20170118-these-are-the-worst-things-about-working-in-an-open-office.
13 David Adams, “Forget the 'Open Workspace.' Say Hello to the 'Balanced Workspace.',” Entrepreneur, July 14, 2016, https://www.entrepreneur.com/article/278817.
14 Michelle Goodman, “Hate open floor office spaces? There’s a better way, ” BBC Capital, November 3, 2014, http://www.bbc.com/capital/story/20130801-the-great-workspace-debate.
15 Neil Howe, “Open Offices Back in Vogue - Thanks to Millennials,” Forbes, March 31, 2015, http://www.forbes.com/sites/neilhowe/2015/03/31/open-offices-back-in-vogue-thanks-to-millennials/2/#5e952f4d68e1.
16 同14。
17 “Carlo Ratti Outfits Open-Office with Individualized Climate and Lighting System,” designboom, http://www.designboom.com/technology/carlo-ratti-associati-bubble-tailored-temperature-system-06-06-2016/, last modified June 6, 2016.