时事分析 | 教育及人力资源 | 2020-03-19 | 《经济日报》

从抗疫中学习:在家工作对企业的启示



新型冠状病毒来势汹汹,在饱受疫情肆虐的国家或地区,大量企业被杀个措手不及,需采取在家工作、轮流返回办公室等安排,以减低病毒扩散的风险。有外国传媒形容疫情已启动「全球最大规模的在家工作实验」[1]。这项「实验」来得寃枉,但对企业日后的运作模式有不少启示。

新型冠状病毒主要经飞沫和接触传播[2],国家卫健委高级别专家组组长钟南山接受访问时曾指出,三大最高危的病毒传播空间,依次序为升降机、餐厅、办公室。[3]由于很多上班族需要长时间在办公室处理公务,加上午膳时间或会脱下口罩与同事聚餐,假如有同事不幸「染病」,其他员工也有机会受到感染,可见出外上班危机四伏。

在疫情爆发初期,香港政府一度实施特别上班安排,除提供紧急和必须公共服务的人员外,其他公务员可留在家中工作。[4]此外,多间大型企业包括汇丰银行、恒生银行、属四大会计师楼的毕马威、罗兵咸永道等,先后采取类似措施[5],也有公司要求员工轮流返回办公室当值。[6]

除了香港,不少受疫情影响的国家及地区,也有企业安排员工在家工作。内地科网巨擘阿里巴巴、腾讯[7];新加坡的星展银行、跨国矿产及资源企业力拓集团等[8],亦落实相关工作模式。美国有线电视新闻网(CNN)指出,疫情促成多个国家和地区、数以百万计员工,参与这项突如其来的「在家工作实验」。[9]这项「实验」虽是被迫进行,但对企业日后的运作及防疫带来多项启示。

启示一:如何做足防疫工夫 慎防病毒杀入办公室?

在疫情下,部分行业的雇主和管理层落实不同上班的安排,但安排员工在家工作、分批轮流返回办公室上班等,不但要考虑公司的实质运作,也要顾及员工的人身安全问题。

要防止办公室成为「播毒」场所,不但要时刻关注疫情的最新发展,也要确保办公室防疫物资充裕,同时做好清洁工夫。这些显然不是一般企业的日常运作,但今次疫情告诉我们,企业需要早作打算,以备不时之需。新加坡企业发展局于今年初推出《应对2019冠状病毒疾病的业务持续计划指南》,指导中小企制订一系列政策,确保公司在疫情下继续营运,并把疫情对运作的影响减至最低[10],正好值得参考。

指南认为,公司应委派一名员工担任「流感经理」(Flu Manager),负责监察疫情的最新发展,向员工发布防疫资讯;确保办公室有足够口罩、消毒用品、纸巾等;整理所有员工联络资料,确保公司能联系员工;同时让每名员工知悉「流感经理」的联络方法,让他们因疑似染病被送往医院时,可即时告知公司等。[11]

假如企业能委派员工担任「流感经理」,统筹办公室一系列防疫措施,相信办公室便能更有效率地保障员工。不过,部分中小型人力资源紧拙,未必有空间委派员工肩负「流感经理」的角色,因此能否把与防疫相关的额外工作分派予多名员工、如何确保员工能同时兼顾额外及原有的工作,也是雇主需要考虑的因素。

启示二:分批返回办公室工作 如何防止交叉感染?

除了做好统筹、讯息发布等工作,减少员工之间的接触亦是另一关键。上述指南建议,公司审视每名员工的职责后,可把他们分成两批,每批员工轮流返回办公室工作,即两批员工的上班时间应完全分隔,不会在同一时间出现,以减低员工交叉感染的机会;订立处理身体不适员工的流程,同时要求访客进入公司前申报健康状况,甚至安排量度体温等。[12]

本港亦有不少企业落实分批轮流上班的安排,但部分被批评未能达至防疫的目标。早前有报道指,港铁因应疫情容许员工在家工作,并把员工分为两批轮流返回办公室上班,原意是让两批员工互相隔离,但各部门没有共识和协调,各自的两批员工上班人手及日期不一,结果部门间不论健康情况如何都会碰面,有个别部门员工更被安排隔日上班,起不了隔离的作用,措施变相形同虚设。[13]由此可见,各部门之间的沟通和协调,相信亦是落实有关工作模式的关键之一。

其实,撇除防疫因素,在过去十年间,在家工作已在西方国家愈来愈流行。美国圣路易斯联邦储备银行的一项统计指出,全国于2017年有多达340万名雇员采取在家工作的上班模式,而主要原因包括大量就业职位已从制造业转至其他行业,加上通讯科技发达,让人们更容易实践在家工作。[14]由此可见,在家工作并非只是为应对疫情而实施的临时安排,而是全球的大趋势。有意推展相关工作安排的企业,应趁这次被迫进行的「实验」,做好长远规划。

启示三:在家工作「没人督促」 工作效率下降?

虽然推动弹性工作措施,包括在家工作,在外国并非新鲜事,但在本港则未算普及。香港浸会大学人力资源策略及发展研究中心于2015年发表的调查报告显示,最多受访雇主认为实施弹性工作安排的障碍是担心「政策被滥用」及「难以监察」,比率分别为89.4%及85.1%。[15]

仔细想想,员工在家工作自由度较大,上司只能遥距吩咐下属工作,员工看似「没人督促」,的确令不少企业担心员工工作效率大减。早前有报道指,多名恒生银行管理培训生于在家工作期间,结伴到郊外远足,事后更把郊游合照上载至社交平台[16],相信事件亦已令不少雇主对在家工作安排充满戒心。

当然,撇除雇员偷懒,在家工作的效率不一定比在办公室低。美国史丹福大学的学者联同其旧生兼中国旅游平台携程(Ctrip)创办人,于2014年发表一项有关比较Ctrip客户联络中心员工,在家工作及在办公室工作表现的研究。结果发现,在家工作的员工较在办公室的,完成多13.5%的电话查询,原因是在家让人更专注工作,而且员工留在家中节省通勤时间,休息时间较短,使实质工作时数较长,可完成更多公务。研究人员认为,对于在家工作而言,倾向机械式的工作,其效率愈能得益;但至于包含创作元素、涉及团队合作完成的工作,则需要更多研究数据才能得出结论。[17]

其实,如何好好利用工作场地的转变,即由办公室迁移至家中,以提升工作效率,很大程度取决于如何释除雇主的顾虑,以及企业能否引入一些行政程序,鼓励同事在家专心工作。有从事人力资源服务的顾问建议,上司可为下属建立工作清单,以帮助同事量化工作指标,并设下完成日期,让员工清晰地知悉需要按时完成工作,减少误会;员工也可适时主动向上司提问及汇报进度,有助建立互信。[18]仍然因应疫情进行在家工作安排的企业,日后不妨总括是次经验,作为未来思考公司运作模式时的参考。

启示四:在家埋头苦干 影响人际关系?

另一令人关注的是,员工整天在家埋头苦干工作,鲜与同事交流,会否变成「宅男」、「宅女」,有损人际关系,令团队合作事倍功半?英国伦敦政治经济学院一篇研究论文提及,虽然这个工作模式可提升工作效率,但因过程依赖通讯科技进行沟通,员工因此缺乏与同事面对面交流的机会,以致会有与其他同事脱节的感觉,甚至可能对其工作应用的知识和能力失去自信,长远影响工作表现。[19]

现今通讯科技发达,让大众的工作模式更具弹性,其实员工同样可适当地利用科技,例如Zoom、TeamViewer等视像会议软件[20],加强与上司、同事和客户沟通。以Zoom为例,免费版可支援多达100人的会议,会议时间可达40分钟,而软件也设有适合中小企、大企业等的方案,最多可让多达1,000人参与会议。假如企业能够善用这些视像会议软件,员工便可与同事不时利用智能电话、电脑等装置进行会议,促进双方交流,从中寻求处理工作的启发。[21]除了善用科技,打算长期实施在家工作的公司,可加强一些现实中的联谊活动,或是透过举办工作坊,让员工适时聚首一堂,在不同方面多作交流。

话说回来,新型冠状病毒肆虐,相信没有企业长期进行「在家工作实验」,但即使疫情过去,不少企业早已尝试藉在家工作节省成本、提升效率。在这艰难时刻,劳资双方应互相体谅,情理兼备做好工作安排;长远而言,各大小企业不妨趁机学习,为未来的挑战做好准备。

1 Jessie Yeung, “The world's biggest work-from-home experiment has been triggered by coronavirus,” CNN, February 15, 2020, https://cnnphilippines.com/world/2020/2/15/coronavirus-triggers-work-from-home-asia-.html; Shelly Banjo, Livia Yap, Colum Murphy, and Vinicy Chan, “Coronavirus Forces World’s Largest Work-From-Home Experiment,” Bloomberg, February 3, 2020, https://www.bloomberg.com/news/articles/2020-02-02/coronavirus-forces-world-s-largest-work-from-home-experiment.
2 「2019冠状病毒病」。取自卫生防护中心网站:https://www.chp.gov.hk/sc/healthtopics/content/24/102466.html,最后更新日期2020年2月25日。
3 南希,「【武汉肺炎】钟南山:电梯是肺炎病毒感染危险性最高的场所」。取自香港01网站:https://www.hk01.com/即时中国/430243/武汉肺炎-钟南山-电梯是肺炎病毒感染危险性最高的场所,最后更新日期2020年2月6日。
4 「政府雇员明起在家工作」。取自政府新闻网网站:https://sc.news.gov.hk/TuniS/www.news.gov.hk/chi/2020/01/20200128/20200128_114401_545.html,最后更新日期2020年1月28日;「政府延长特别上班安排」。取自政府新闻公报网站:https://sc.isd.gov.hk/TuniS/www.info.gov.hk/gia/general/202002/20/P2020022000293.htm?fontSize=1,最后更新日期2020年2月20日。
5 「【武汉肺炎】香港宽频、环电在家工作至下月 PwC休假至本月31号【更新版】」。取自香港经济日报网站:https://inews.hket.com/article/2550761/,最后更新日期2020年1月28日;「【武汉肺炎】企业准员工在家工作 需注意潜在保安风险」。取自香港经济日报网站:https://inews.hket.com/article/2550967/,最后更新日期2020年1月28日。
6 宋霖铃,「确保紧贴进度 在家工作 别怕过度沟通」。取自明报新闻网站:https://news.mingpao.com/pns/副刊/article/20200228/s00005/1582828613510,最后更新日期2020年2月28日。
7 Jane Li, “Live-streams and ‘work diaries’: How work from home works in coronavirus-hit China,” Quartz, February 14, 2020, https://qz.com/work/1802044/what-its-like-to-work-from-home-in-coronavirus-hit-china/.
8 Adrian Tan, “Commentary: The biggest work-from-home exercise may have just begun. How ready is Singapore?,” CNA, February 12, 2020, https://www.channelnewsasia.com/news/commentary/wuhan-coronavirus-work-from-home-flexible-best-practices-tips-12421586.
9 Jessie Yeung, “The world's biggest work-from-home experiment has been triggered by coronavirus,” CNN, February 15, 2020, https://cnnphilippines.com/world/2020/2/15/coronavirus-triggers-work-from-home-asia-.html.
10 “Guide on Business Continuity Planning for 2019 novel coronavirus,” Enterprise Singapore, January 2020, pp. 2-3.
11 同10,第4及8页。
12 同10,第5、12至13页。
13 李华华,〈港铁home office形同虚设〉,《苹果日报》,2020年2月21日,B03页。
14 Noah Higgins-Dunn, “More Americans are moving out of the office and working from home—here’s how to do it effectively,” CNBC, January 27, 2020, https://www.cnbc.com/2020/01/27/how-to-work-from-home-more-effectively.html.
15 赵其琨教授,《「如何解决香港工时过长」调查结果》,香港浸会大学人力资源策略及发展研究中心,2015年,第22页。
16 「【WFH】网传行山六子被炒 恒生CEO:据了解仍在上班」。取自香港经济日报网站:https://inews.hket.com/article/2567880/,最后更新日期2020年2月18日。
17 Nicholas Bloom, “To Raise Productivity, Let More Employees Work from Home,” Harvard Business Review, https://hbr.org/2014/01/to-raise-productivity-let-more-employees-work-from-home, accessed February 27, 2020.
18 夏颖欣,〈拆解7个Home Office、自我隔离工作问题 发挥团队合作精神共渡疫境〉,《明报》,2020年2月21日,F01页。
19 Esther Canonico, “Putting the work-life interface into a temporal context: an empirical study of work-life balance by life stage and the consequences of homeworking,” The London School of Economics and Political Science, June 2016, p. 54.
20 「【Home Office】好用视像会议软件推介 Zoom、TeamViewer、Hangout」。取自香港经济日报网站:https://inews.hket.com/article/2552451/?lcc=an,最后更新日期2020年1月30日。
21 「【Home Office】视像会议好帮手!ZOOM速成教学」。取自香港经济日报网站:https://inews.hket.com/article/2563692/,最后更新日期2020年2月13日。