时事分析 | 教育及人力资源 | 2020-03-27 | 《经济日报》

从抗疫中学习:员工在家工作的乐与怒



新型冠状病毒疫情持续扩散,世界卫生组织已把目前状况定性为「全球大流行」[1],香港大学微生物学系讲座教授袁国勇更估计「疫情不会消失」。[2]由此可见,全球均要做好准备,打一场「抗疫持久战」。自今年1月底以来,大批员工先后应公司要求在家工作,或分批返回办公室工作,以减少外出与人接触,阻截病毒传播。有外国传媒形容,疫情已启动「全球最大规模的在家工作实验」。[3]这项实验,不知何时完结,而即使疫情过去,在家工作也可能会被更多企业采用。员工作为是次实验的「白老鼠」,是否能从连月来工作环境的转变,学习在这种模式下顺利完成工作?

节省交通费和时间 员工遥距工作有着数?

事实上,在这次疫症前,不少企业和员工已摒弃每日返回办公室的上班模式,改为遥距工作,而在家工作则是其中一个选项。美国企业Oxygenmat创办人Abdullahi Muhammed更形容[4],遥距工作不再是一种特权,而是企业的标准运作模式,不论是初创企业或传统企业,也可推展这种工作模式,为员工提供更灵活的上班安排。[5]

遥距工作,顾名思义是处理公务的地方不再局限于办公室,员工可自由选择在家中、图书馆、咖啡店等地方工作。其好处之一,是节省到指定地点上班的交通时间和车资。澳洲零工经济就业平台Airtasker去年访问逾千名全职雇员,当中约500人属遥距工作者,其余则需回到办公室工作。调查发现,整体而言,有25%受访者表示,曾因从家出发到办公室的路程太远而辞职,并指出每名遥距工作的受访者,平均每年较在办公室工作的节省4,523美元燃油费,折合约35,143港元[6];以及节省408小时乘搭交通工具的时间,相等于17天。此外,调查又发现遥距工作者每周运动时间为2小时44分钟,较在办公室工作的多25分钟。[7]

由此看来,遥距工作似有很多好处。不过,在面对突如其来的疫情,员工应尽量避免外出,到图书馆、咖啡店等场所工作可免则免。遥距工作,几乎等同要在家工作,当中有多种局限和困难,需要雇主和员工共同解决。 

启示一:工作生活同步易混淆

首先,在心理层面,员工在家工作或会难以抽身处理不同事情,而造成精神困扰。美国多间大学的学者早年发表论文,指出人们每日都因应身处不同环境,例如在家中或办公室等,饰演不同角色,而身份转换的过程,需从一个身份抽身,再投入另一身份。假如两个身份之间的界线模糊,便会令人感到困扰,不清楚哪个角色在某环境才是更重要。举例,一名协助父母打理家族生意的人,或因饰演「孝顺仔」及「好员工」的角色界线模糊,不知如何应对父母作出具争议的决策。[8]

灵活办公空间供应商IWG(International Workplace Group)去年发表的报告,正好说明界线模糊引伸的问题。有关调查访问全球80个国家、共1.5万名受访者,在家工作时会遇上甚么障碍。结果显示,62%受访者表示会受到子女或其他家庭成员的骚扰而分心;45%受访者称会被子女、宠物或其他家庭成员打断工作电话;32%则说家中的噪音,例如门铃、洗衣机等,会使他们分心。[9]

英国贝德福德大学职业健康心理学家Gail Kinman接受传媒访问时亦指,在家工作就像把工作与生活混在一起,员工会在工作以外的时间查看电邮和接听电话,持续处于工作状态,以致压力长期处于高水平,更有机会影响免疫力。[10]

要解决上述问题,可尝试从时间管理入手。台湾数位政务委员、被美国《外交政策》期刊评为「2019年度百大全球思想家」的唐凤[11],拥有超过20年的远距工作经验。她在接受杂志访问时指出,设定时间上的边界很重要,指出自己一直采取「番茄时钟法」,即在家工作时,以25分钟为一个长阶段,专心做事,再用5分钟的短阶段做其他杂事或是休息,每小时有两次循环。她认为,如果员工能设定这样的边界,便不会出现脑海在想其他事情,却被迫要处理某件事,结果两边都处理不好的情况。此外,为了缓解孤独感,她每周会相约同事到咖啡店一起工作,引入「卫星办公室」的概念。[12]

在政策层面,智经于2017年发表的《工作与生活平衡:由推动弹性雇佣措施做起》研究报告亦指,本港员工普遍一人分饰多角,需要兼顾家庭和个人发展,容易造成工作与生活失衡,故认为政府一直以「家庭」作推广弹性雇佣措施的定位,未能让所有员工受惠。就此,智经认为弹性雇佣措施应顾及「个人」需要,例如实行弹性工时和设有进修假期,减轻进修雇员的压力,相信有关安排能帮助流失率高的行业,挽留人才。[13]

启示二:适当配套确保工作顺利

另一方面,《论语》有云:「工欲善其事,必先利其器。」要做好一件事,准备工夫和工具必不可少,因此要在家中顺畅地工作,必定要有所需的硬件配合。但前文提及的IWG报告指出,43%受访者表示办公设备不足,是在家工作的障碍,会降低工作效率。[14]

此外,本港不少员工均是与家人同住,如果家中只有一部电脑,但同时有两人需要使用电脑在家工作,便不能满足两人的工作需要,甚至要花钱添置新电脑及其他装置。再进一步,员工即使拥有私人电脑,也可能没有公司的配套,例如电脑的内置防护设定,增加机密资料外泄的风险,令黑客有机可乘,入侵公司网络。[15]

要应对上述问题,公司可考虑向员工提供所需的配套,例如每名员工均有一部手提电脑,并采用虚拟私人网络(VPN)服务,加密员工与伺服器之间传输的数据。[16]

然而,要为每名员工提供所需的设备,成本不菲,中小企未必能够轻言负担,因此在家工作时有特别需要的员工,应主动与公司沟通,寻求解决方案;公司亦应考虑如何分配公司资源、是否先为处理机密档案的员工购置相关设备等问题。

启示三:「宅」在家中少活动 须提防腰酸背痛

与此同时,不少员工因应疫情,选择尽量「宅」在家中,甫睡醒便在书桌前、甚至坐在床上捧着电脑工作;饿了更可使用手机应用程式的外卖食物服务[17];购买日常用品则上网上平台选购心头好[18],并透过速递服务送至家中。其中HKTV Mall早前公布2月营运数据,平均每日订单数量按年急增1.65倍,至3.26万宗。[19]

员工减少到实体店购物,连带外出逛街、舒展筋骨的机会也大大减少,可能整天在电脑前工作,久坐不动。有运动科学专家接受报章访问时说,如果长时间坐姿不正确,例如翘脚会引起盆骨及肌肉不正、长短脚、坐骨神经痛等,因此建议员工多做平板支撑、交叉脚扭腰等,锻炼核心肌肉组群及舒展动作,改善腰酸背痛的问题。[20]

此外,若有员工家中没有书桌,并选择长期坐在沙发上使用电脑,有物理治疗师则建议,应避免三种危险坐姿,包括坐在过分柔软的沙发,以致腰部向前弯,为腰椎关节带来很大的负荷;坐在椅子边缘,使整个上半身的重量放在后背,容易造成腰痛;以及长时间盘腿而坐,容易使半边身体支撑整个身体重量,继而导致左右肌肉不平衡。[21]

后疫情时代:接迎「混合工作方式」?

其实,要把现时大部分员工在办公室上班的工作模式,完全转移至远距工作,相信短期内出现的机会不大。唐凤在受访时亦提及,这次疫情让不少员工有了第一次在家工作的体验后,相信职场日后便会变成「混合模式」,例如公司每年举办的员工营,需要人与人之间紧密交流,员工便会聚集在一起;但若是每周例会,便不一定需要所有员工在同一地方进行。[22]

总括而言,面对新型冠状病毒来袭,员工需要适应工作环境改变,而带来的种种挑战,也应从今次的「实验」中学习,为自己在职场做好部署。再者,本地经济及就业情况日益恶化[23],各行各业均受到不同程度的影响,员工应明白劳资双方的关系是唇齿相依,与雇主共渡时艰。

1 「肺炎疫情:世卫宣布新冠为「全球大流行」意味着什么」。取自BBC News中文网站:https://www.bbc.com/zhongwen/trad/science-51847910,最后更新日期2020年3月12日。
2 「袁国勇:当七成人口产生抗体 疫情才会缓和」。取自Now新闻网站:https://news.now.com/home/local/player?newsId=383566,最后更新日期2020年3月9日。
3 Jessie Yeung, “The world's biggest work-from-home experiment has been triggered by coronavirus,” CNN, February 15, 2020, https://cnnphilippines.com/world/2020/2/15/coronavirus-triggers-work-from-home-asia-.html; Shelly Banjo, Livia Yap, Colum Murphy and Vinicy Chan, “Coronavirus Forces World’s Largest Work-From-Home Experiment,” Bloomberg, February 3, 2020, https://www.bloomberg.com/news/articles/2020-02-02/coronavirus-forces-world-s-largest-work-from-home-experiment.
4 “Abdullahi Muhammed,” Forbes, https://www.forbes.com/sites/abdullahimuhammed/#2162a1631681, accessed March 4, 2020.
5 Abdullahi Muhammed, “10 Remote Work Trends That Will Dominate 2019,” Forbes, December 21, 2018, https://www.forbes.com/sites/abdullahimuhammed/2018/12/21/10-remote-work-trends-that-will-dominate-2019/#4118ead87c72.
6 按2020年3月13日的汇率,即1美元等于7.77港元计算。
7 “The Benefits of Working From Home,” Airtasker.Blog, https://www.airtasker.com/blog/the-benefits-of-working-from-home/, last modified September 9, 2019.
8 Blake Ashforth et al., “All in a day’s work: boundaries and micro role transitions,” Academy of Management Review 25 (3) (2000), pp. 472 and 475.
9 「在家工作易分心 逾6成人指家庭成员最骚扰」。取自TOPick网站:https://topick.hket.com/article/2421237/,最后更新日期2019年8月7日;魏嘉琪,「【妈妈的烦恼】暑假为在职家长带来压力 子女骚扰成源头?」。取自香港01网站:https://www.hk01.com/亲子/361157/妈妈的烦恼-暑假为在职家长带来压力-子女骚扰成源头,最后更新日期2019年9月2日。
10 Juliette Jowit, “Work-life balance: flexible working can make you ill, experts say,” The Guardian, January 2, 2016, https://www.theguardian.com/money/2016/jan/02/work-life-balance-flexible-working-can-make-you-ill-experts-say.
11 「唐凤入选全球百大思想家 与蜜雪儿、文在寅同榜」。取自自由时报网站:https://news.ltn.com.tw/news/politics/breakingnews/2681466,最后更新日期2019年1月24日。
12 「20年都远距工作 唐凤:我采取番茄时钟法」。取自商周杂志网站:https://www.businessweekly.com.tw/magazine/Article_mag_page.aspx?id=7001275,最后更新日期2020年3月4日。
13 《工作与生活平衡:由推动弹性雇佣措施做起》,智经研究中心,2017年1月,第12及65页。
14 同9。
15 黄咏茵,「【财经专题】在家工作IT成挑战 或涉私隐 增黑客风险」。取自苹果日报网站:https://hk.appledaily.com/finance/20200212/KJZM2ROOPQWF62CBAVPPA6RKKM/,最后更新日期2020年2月12日。
16  梁启敏,「【武汉肺炎】调查:3成雇主要求员工正常上班 在家工作有何条件?」。取自香港01网站:https://www.hk01.com/职场/439590/武汉肺炎-调查-3成雇主要求员工正常上班-在家工作有何条件,最后更新日期2020年2月26日;「『安全遥距联网方案』让您随时处理工作业务」。取自PCCW网站:http://www.commercial.pccw.com/enews/chi/issue1/detail_2.aspx,查询日期2020年3月13日。
17 「您最喜爱的食物,为您送到府上」。取自Foodpanda网站:https://www.foodpanda.hk/zh/?r=1&gclid=CjwKCAiA44LzBRB-EiwA-jJipFhbEF-23D0lbkU96KVBNQTkuf7gNAzom2czKF9_2CyUKE0ZSTfUQBoC48kQAvD_BwE&ef_id=XjbFKAAAALNmnUQW%3A20200305093231%3As,查询日期2020年3月5日;「将你最爱的餐厅美食极速送上」。取自Deliveroo网站:https://deliveroo.hk/zh/,查询日期2020年3月5日。
18 「立即选购」。取自HKTVmall网站:https://www.hktvmall.com/,查询日期2020年3月5日。
19 翟梓谦,「HKTV Mall 2月日均订单按年升1.65倍 疫情下市民宅家成增长动力」。取自香港01网站:https://www.hk01.com/财经快讯/442812/hktv-mall-2月日均订单按年升1-65倍-疫情下市民宅家成增长动力,最后更新日期2020年3月3日。
20 「【运动科学 Barry Sir】在家工作有腰骨 四组动作改善翘脚坐姿问题 不再腰酸骨痛」。取自明报健康网站:https://health.mingpao.com/【运动科学-barry-sir】在家工作有腰骨%E3%80%80四组动作改善翘/,最后更新日期2020年2月21日。
21 「【Home Office】长期赖在沙发易弄伤腰椎!2个动作助伸展筋骨」。取自经济通网站:http://www.etnet.com.hk/www/tc/lifestyle/health/urbanpain/64248,最后更新日期2020年2月10日。
22 同12。
23 邝月婷,「本港失业率上升至3.4% 总就业人数减少1.46万 为沙士后最大跌幅」。取自香港01网站:https://www.hk01.com/财经快讯/436338/本港失业率上升至3-4-总就业人数减少1-46万-为沙士后最大跌幅,最后更新日期2020年2月18日。